Narrazione di eventi 2.0 – prima parte

Come gestire i contenuti  perchè…”per fare certe cose ci vuole orecchio“!

Nel corso degli ultimi anni mi è capitato sempre più spesso di assistere a conferenze, workshop e incontri formativi nei quali mi è stato chiesto di contribuire  alla promozione dell’evento facendo live twetting o postando aggiornamenti sui social media per condividere i temi trattati o gli umori della platea.

Inizialmente ho affrontato questo compito senza una vera preparazione o un metodo e sin da subito mi sono resa conto dell’errore.
Chiunque organizzi un evento lo fa per raggiungere almeno uno di questi obiettivi:

• aumentare il pubblico
• attirare sponsor
• condividere conoscenza
• creare una connessione emotiva con chi ci segue

Per questa ragione mi sono posta 2 domande alle quali cercherò di rispondere in questa serie di articoli:

1. Qual è il modo migliore di raccontare un evento?
2. Quali supporti, piattaforme e strumenti posso utilizzare?

Gestire i contenuti di un evento oggi richiede un approccio differente,  le organizzazioni non sono più le uniche emittenti del messaggio.
Infatti chiunque assista a un evento, a vario titolo, può trasformarsi in un emittente e diventare un referente per quel tipo di contenuti e questo significa anche:

– essere fra i primi a condividere un’informazione  e descrivere ciò che sta accadendo

– distribuire informazioni affidabili in modo organizzato e sistematico

– aggiungere informazioni complementari come collegamenti e citazioni dei protagonisti

Se poi si possiede uno stile originale, divertente e sintetico il successo in termini di autorevolezza e popolarità è garantito!

Osservando colleghi più esperti di me, leggendo i consigli di blogger consumati e sommando la mia esperienza ho quindi elaborato questa proposta metodologica che spero possa esserti utile.

Una proposta di metodo per la narrazione di eventi in un’ottica 2.0 – prima parte

Raccontare un evento dal vivo e gestirne i contenuti richiede un po’ di preparazione. Ecco le precauzioni indispensabili.

Prima dell’evento

• Per prima cosa è importante accertarsi della copertura di internet e l’accesso alla rete Wi-Fi.
  Verifica sul sito dell’evento o contatta gli organizzatori  per ottenere la password di accesso alla rete wi-fi ed eventualmente controlla che il tuo smartphone abbia la copertura adeguata.

• Scegli il dispositivo più adeguato rispetto alla tipologia di contenuti che intendi comunicare: se si tratta di testo privilegia notebook o tablet, se invece si tratta di immagini, o video dovrai munirti di una buona fotocamera e di uno smartphone. Ovviamente puoi sempre trovare una soluzione intermedia, l’importante è che ci siano le condizioni adeguate per il dispositivo che sceglierai.
  Verifica anche la durata della batteria, portati dietro il caricabatterie o ancor meglio un hub usb che fral’altro ti fa risparmiare spazio e peso nella borsa.

• Considera anche lo spazio a tua disposizione, se assisterai all’evento comodamente seduto o in piedi, davanti o in fondo alla sala nel caso tu debba scattare fotografie o fare riprese.

• Prepara con cura tutti i link relativi all’evento da promuovere (url del sito, del programma, dei relatori, dell’eventuale streaming) magari in forma accorciata (bitly o goo.gl url shortner di Google)

• Preparati anche gli account social dei relatori con eventuali altre informazioni, e-mail, sito, ecc.)
  Si rivela molto utile fare una lista delle altre persone che seguono l’evento (networking orizzontale) o che vi partecipano perché durante e dopo l’evento potremo citarli e contattarli condividendo i loro contenuti.
  Come fare per rintracciarli?
  Qualche giorno prima segui l’hashtag dell’evento per monitorare e individuare gli account ufficiali e più attivi.

• Prendi appunti e organizza il contenuto: se sei un tipo vecchio stile munisciti di penna e taccuino per fissare qualche idea da sviluppare successivamente o per tenere traccia di commenti e argomenti emersi durante l’evento.
  Se sei più tecnologico puoi utilizzare un’applicazione come Evernote che ti consente di tenere sottomano i link, gli account e il programma ufficiale dell’evento, oppure abbozzare post che potranno essere pubblicati prima, durante o dopo l’evento.

• Programma alcuni contenuti su Twitter: se parte delle informazioni inerenti l’evento è conosciuta in anticipo puoi programmare alcuni tweet che saranno utili durante lo svolgersi dell’evento  stesso. Per esempio le biografie dei relatori, i loro ambiti di interesse o le loro opinioni più conosciute possono essere poi pubblicate al momento in cui si svolgono gli interventi dei relatori oppure si visitano determinati luoghi (nel caso di un evento turistico) ecc.
  Un’accortezza da usare è quella di pubblicare i tweet automatici con un piccolo ritardo rispetto all’ora prevista per l’intervento proprio per non dare l’impressione che il tweet sia automatico.
  Ovviamente la programmazione dev’essere monitorata perché ci serve per ottenere posizionamento. Si tratta di una strategia semplice ma efficace per ottenere un minimo di visibilità.

Conversare anziché pubblicare

Apro qui una piccola parentesi:  non sono una fautrice dei tweet programmati ma la programmazione consente a chi vuole fare storytelling di eventi di mostrarsi attivo e allo stesso modo di partecipare con attenzione all’evento . Inoltre ti libera dall’affanno di seguire e nel contempo pubblicare e ti permette elaborare meglio i testi, di interagire con le persone menzionate nei tweet o di pubblicare altri contenuti prodotti in diretta.

La maggior parte dei partecipanti è concentrata a leggere le pubblicazioni, a seguire in diretta ciò che accade e a pubblicare loro stessi piuttosto che avviare conversazioni o parteciparvi. Per questa ragione uno storyteller professionista che dedica tempo alla conversazione si differenzia e acquisisce più visibilità e valore sociale, anche quando le persone menzionate vedono i tweet a posteriori.

Tweet, post, foto, video e audio da soli non sono sufficienti a raccontare l’evento, spesso si tratta di conversazioni che testimoniano l’accaduto o le opinioni espresse.
Per creare una storia da un evento ci vuole una visione personale e creativa.
La scelta del supporto tecnologico può fare la differenza fra una buona e una cattiva storia, ma di questo ne parleremo nella seconda parte di quest’articolo.

Tu che esperienza hai nella narrazione di eventi? e come ti sei organizzato? Se hai qualche utile suggerimento contribuisci con un commento, grazie!

[La foto iniziale è tratta dalla GT Conference Torino]